Tổng Hợp

12 bước tạo email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh (Phần 1)

Email là một phương tiện giao tiếp kinh doanh phổ quát hiện nay. Tuy nhiên, nhiều người chưa nắm được các bước cơ bản để viết một bức thư hoàn chỉnh và lịch sự.

Hồ hết chúng ta sử dụng email tiếng Anh thương nghiệp để giao tiếp, vì vậy điều quan trọng nhất là viết nó như thế nào cho xác thực. Mặc dù email là văn bản trang trọng nhưng nó vẫn góp phần tạo nên sự nhiều năm kinh nghiệm của bạn và doanh nghiệp nhưng bạn đại diện.

Bước 1: Giọng nói lúc viết email bằng tiếng Anh

Email nên được viết theo cách trang trọng, thân thiết hay giản dị?

Giọng nói thay đổi tùy thuộc vào người nhận và lý do gửi email của bạn. Ví dụ, bạn có thể sử dụng giọng điệu trang trọng lúc giao tiếp với các đối tác nước ngoài, thân thiết trong doanh nghiệp hoặc thông thường lúc hợp tác trong một dự án. Nếu bạn vẫn ko chắc nên sử dụng giọng nói nào, hãy bắt chước cách người viết gửi cho bạn và tuân theo các gợi ý sau:

Email trang trọng

Kính gửi: Ông / Bà. Smiths (Kính gửi Mr./Mrs. Smiths,)

  • Đối với những email được viết lần trước nhất, email được viết ko thường xuyên và người nhận ở vị trí cao hơn.
  • Email có nội dung tương tự như thư công việc.
  • Email thường được sử dụng cho các yêu cầu, khiếu nại, vấn đề, xin lỗi, v.v.

Email thân thiết

Chào Henry, (Chào Henry,)

  • Email được viết cho đồng nghiệp, thông tin liên lạc nội bộ và người nhận nhưng bạn đã biết hoặc thân thiện.
  • Email vẫn trình bày tính nhiều năm kinh nghiệm, nhưng giọng điệu thân thiết và thoải mái hơn.
  • Email thường được sử dụng để liên lạc nội bộ và email ko thường xuyên ít trang trọng hơn.

Email thông thường

(Peter,)

  • Đối với những email được gửi thường xuyên với những người nhận nhưng bạn biết.
  • Giọng điệu tương tự như tin nhắn hàng ngày.
  • Có thể kèm theo lời chào và viết thật ngắn gọn, súc tích.
  • Có thể kèm theo lời khen hoặc sự vui tươi và đóng thư ngắn gọn bằng chữ ký.

Bước 2: Lời chào

Ngày nay, chúng ta thường viết email với lời chào thân thiết như “Xin chào [First Name]” (“Chào [Tên]”) ngay cả lúc email được viết một cách trang trọng. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp vẫn thích kiểu truyền thống, “Dear [Mr. Last Name]”hoặc” thân mến [First Name]. ” (“Thân mến [Họ]”hoặc” thân mến [Tên]. “).

Cách tốt nhất để viết nó là:

  • Ko có dấu cách trước dấu chấm câu.
  • Khoảng trắng sau dấu chấm câu.
  • Sử dụng đúng chức danh Mr., Mrs., and Doctor (Ông, Bà, Tiến sĩ) nếu thích hợp.
  • Sử dụng dấu hai chấm lúc bạn ko biết tên người nhận.

Các cụm từ dành cho email chính thức

Gửi ngài. [Last Name], (Xin chào ngài [Họ],)

Thưa Bà. [Last Name], (Thưa bà [Họ],)

Thân mến [First Name], (Thân mến [Tên],)

Kính thưa tất cả, (Kính gửi mọi người,)

Thưa ông hoặc bà: (Gửi ông bà 🙂

Các cụm từ dành cho email thân thiết

Xin chào [First Name], (Xin chào [Tên],)

Xin chào [First Name], (Xin chào [Tên],)

Chào mọi người, (Chào các cậu,)

Đội, (Xin chào đội – đội,)

Buổi sáng tốt lành [First Name], (Buổi sáng tốt lành [Tên],)

Các cụm từ dành cho email thông thường

Xin chào, (Chào,)

Chào [First Name], (Đây [Tên],)

[First Name], ([Tên],)

Ko chào (Ko cần lời chào)

Chú ý : Lúc hoàn thành, nhấn phím Enter / Return hai lần để ngắt dòng.

Bước 3: Giới thiệu

Trong trường hợp người nhận ko biết bạn hoặc có thể quên tên bạn, hãy giới thiệu bản thân trước. Tuy nhiên, nếu người nhận đã biết bạn, hãy mở đầu bằng một lời khen hoặc một vài câu đùa vui. Đừng chỉ viết, “Bạn có khỏe ko?” (“Bạn có khỏe ko?”) hoặc viết 1-2 câu ngắn như: “Chúng ta đã ko nói chuyện trong một thời kì. Tôi kỳ vọng bạn khỏe”. (“Chúng ta đã ko nói chuyện trong một thời kì. Tôi kỳ vọng bạn khỏe.”).

Cách tốt nhất để viết nó là:

  • Đừng thụt lề.
  • Viết khoảng 2-3 câu ngắn.
  • Viết có tuyển lựa và cẩn thận lúc nhắc đến.
  • Sử dụng các từ viết tắt (Tôi, ko phải, ko phải, ko, v.v.) cho các email phổ biến và thân thiết.

Các cụm từ trong phần giới thiệu

Tên tôi là Tomohiro Sato. Tôi đang liên hệ với bạn về…

(Tên tôi là Tomohiro Sato. Tôi muốn liên hệ với bạn về …)

Tên tôi là Akira Yamamoto từ Phòng Nhân sự tại Doanh nghiệp ABC, KK. Cảm ơn yêu cầu của bạn.

(Tên tôi là Akira Yamamoto từ Phòng Nhân sự Doanh nghiệp ABC, KK. Cảm ơn bạn đã quan tâm.)

Đây là … từ bộ phận Hỗ trợ người mua.

(Đây là … từ bộ phận Hỗ trợ người mua.)

Chúng tôi đã gặp nhau tại Diễn đàn Doanh nghiệp Toàn cầu. Tên tôi là…

(Chúng tôi đã gặp nhau tại Diễn đàn Doanh nghiệp Toàn cầu. Tên tôi là …)

Các cụm từ được sử dụng trong lời khen ngợi hoặc từ hí hước

Tôi thực sự thích bài thuyết trình của bạn vào thứ sáu tuần trước. Làm tốt!

(Tôi thực sự thích bài thuyết trình của bạn vào thứ Sáu tuần trước. Làm tốt lắm!)

Cảm ơn bạn đã gửi chỉ đường từ LAX. Điều đó thực sự hữu ích.

(Cảm ơn vì hướng dẫn từ LAX. Điều này thực sự hữu ích.)

Chúng tôi nhận định cao sự nhẫn nại của bạn và xin lỗi vì sự phiền phức này.

(Chúng tôi nhận định cao sự nhẫn nại của bạn và xin lỗi vì sự phiền phức này.)

Chào mừng trở lại! Tôi kỳ vọng bạn đã có một kỳ nghỉ tuyệt vời.

(Chào mừng bạn trở lại! Tôi kỳ vọng bạn đã có một kỳ nghỉ tuyệt vời.)

Cảm ơn bạn đã trả lời nhanh chóng.

(Cảm ơn vì đã phản hồi sớm.)

Chú ý : Lúc hoàn thành, nhấn phím Enter / Return hai lần để ngắt dòng.

Bước 4: Lý do viết email

Lý do bạn viết email là gì? Bạn đang cung ứng thông tin mới, làm rõ thông tin trước đây hoặc nhắc nhở? Nếu bạn ko chắc vì sao bạn lại gửi email, người nhận cũng sẽ ko biết bạn muốn nói gì.

Cách tốt nhất để viết nó là:

  • Viết đoạn văn (1-5 câu ngắn).
  • Viết với mục tiêu ngắn gọn.
  • Lịch sự, tích cực và vô cùng cụ thể.
  • Đảm bảo rằng đại từ được hiểu và phải xác thực.

Các cụm từ sử dụng lúc viết lý do

Lý do tôi gửi email là…

(Lý do tôi gửi email là …)

Tôi đang viết về…

(Tôi đang viết về …)

Tôi viết thư để xác nhận…

(Tôi viết thư để xác nhận …)

Tôi có 3 câu hỏi về …:

(Tôi có 3 câu hỏi về … 🙂

Tôi đang theo dõi bạn về … / Tôi chỉ muốn theo dõi … / Tôi chỉ muốn nhắc bạn rằng …

(Tôi chỉ muốn nhắc bạn về …)

Thứ Hai lúc 10 giờ sáng là thuận tiện cho tôi.

(Thứ Hai lúc 10 giờ sáng là thuận tiện cho tôi.)

Bạn có thể gửi cho tôi địa chỉ email của Anika Stone được ko?

(Bạn có thể gửi cho tôi địa chỉ email của Anika Stone được ko?)

Chú ý : Lúc hoàn thành, nhấn phím Enter / Return hai lần để ngắt dòng.

Bước 5: Nội dung email cụ thể

Hồ hết các doanh nhân thu được gần 100 email mỗi ngày. Để làm cho thông điệp của bạn dễ đọc hơn và thu được phản hồi nhanh hơn, hãy sử dụng các tiêu đề có các đoạn văn và các tiêu đề từ đoạn này sang đoạn khác. Nhấn mạnh (in đậm) những cụ thể quan trọng. Giữ thông điệp càng ngắn gọn và vào trọng tâm càng tốt.

Cách tốt nhất để viết nó là:

  • Viết tối đa 5 câu ngắn cho mỗi đoạn văn.
  • Tối đa 5 đoạn cho mỗi email.
  • Mỗi đoạn 1 ý.
  • Viết thông tin quan trọng nhất trong đoạn trước nhất.
  • Viết bằng giọng chủ động. (Tomohiro đã viết email. – Tomohiro đã viết email này.)
  • Sử dụng các từ nối các câu từ đoạn văn này sang đoạn văn khác.
  • Sử dụng các tiêu đề cụ thể làm cho thông điệp thân thiết và dễ đọc hơn.
  • Tiêu đề in đậm hoặc các cụ thể quan trọng.
  • Sử dụng danh sách các mục (số hoặc dấu đầu dòng) để giữ cho nội dung đơn giản.
  • Tránh tiếng lóng và những từ ko thích hợp.
  • Tránh tiếng nói có thể được hiểu là phỉ báng, phân biệt giới tính hoặc phân biệt chủng tộc.
  • Tránh biểu tượng xúc cảm và tiếng nói trò chuyện (OMG, LOL, v.v.).
  • Tránh sử dụng quá nhiều phông chữ không giống nhau và màu sắc ko cần thiết.
  • Sử dụng phím Enter / Return ở cuối đoạn văn, ko phải ở cuối mỗi câu.
  • Tệp đính kèm:
    • Giới thiệu tiêu đề tài liệu rõ ràng, ngắn gọn bằng chữ in hoa trước lúc đính kèm tài liệu, hình ảnh, v.v.
    • Giới thiệu tệp đính kèm bằng cách nêu rõ số lượng và tiêu đề của chúng.
    • Sử dụng danh sách lúc có nhiều tệp đính kèm.

Các cụm từ cho tệp đính kèm

Xin tìm phần đính kèm…

(Vui lòng tìm tệp đính kèm…)

Tôi đã đính kèm…

(Tôi đã đính kèm…)

Tôi đã gửi kèm hai tệp đính kèm cho chuyến đi của bạn tới Los Angeles:

(Tôi đã gửi kèm hai tệp đính kèm cho chuyến đi của bạn tới Los Angeles 🙂

  • Chỉ đường từ Sân bay Quốc tế Los Angeles (LAX)
  • Chương trình ngày 1

Chú ý : Lúc hoàn thành, nhấn phím Enter / Return hai lần để ngắt dòng.

Nguồn tham khảo : https://culturegaps.com/blog/12-steps-to-writing-effective-business-emails-english

12 bước để viết email nhiều năm kinh nghiệm bằng tiếng Anh (Phần 2): Viết email nhiều năm kinh nghiệm là một kỹ năng mềm nhưng ko phải người tìm việc, kể cả người có kinh nghiệm cũng biết.

Collocation – Sử dụng tiếng nói tự nhiên như người bản xứ (Phần 1): Lúc học tiếng Anh tới trình độ cao, chúng ta càng phát âm chuẩn thì chúng ta sẽ càng nghe như người bản xứ. Tuy nhiên, từ vựng vẫn chiếm gần một nửa yếu tố quyết định khả năng tiếng Anh của mỗi người.

Học tiếng Anh qua phim – vừa tiêu khiển vừa hiệu quả: Xem phim là một cách học nói tiếng Anh rất hay nhưng bạn phải biết cách thức học đúng cách thì mới nhanh có kết quả.

Bạn thấy bài viết 12 bước tạo email nhiều năm kinh nghiệm bằng tiếng Anh (Phần 1) có khắc phục đươc vấn đề bạn tìm hiểu ko?, nếu  ko hãy comment góp ý thêm về 12 bước tạo email nhiều năm kinh nghiệm bằng tiếng Anh (Phần 1) bên dưới để yt2byt.edu.vn có thể thay đổi & cải thiện nội dung tốt hơn cho độc giả nhé! Cám ơn bạn đã ghé thăm Website Trường Cao đẳng Kỹ thuật Y tế II

#bước #tạo #email #chuyên #nghiệp #bằng #tiếng #Anh #Phần

Related Articles

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Check Also
Close
Back to top button